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Mahnungen schreiben – aber wie?

Mahnungen schreiben ist nur scheinbar simpel. Kein Wunder, dass viele KMU gerade am schwächelnden Mahnwesen scheitern. Dabei sind diese Schwierigkeiten mit einfachen Mitteln zu vermeiden.

Schriftlich mahnen ist wichtig!

  • Nur via Telefon den säumigen Kunden zu mahnen reicht rechtlich nicht aus, es muss schon ein Brief auf echtem Papier sein. Dabei sind bei einer Mahnung einige wichtige Aspekte zu beachten.
  • Das Schreiben soll den Kunden an eine fällige Zahlung erinnern und ihn dazu bewegen, diese zu leisten. Es ist nicht schlecht, eine Kopie der Rechnung einer Mahnung beizufügen.

Vernünftige Zahlungsfristen setzen!

Bild mit einer Mahnung und einem StiftAußerdem soll die Mahnung eine konkrete Zahlungsfrist setzen. Dabei lohnt es sich nicht, die Zahlung bereits nach ein-zwei Tagen zu erwarten. Voraussichtlich wird diese Frist von dem Kunden sowieso nicht eingehalten und die Kundenbeziehung trägt nur Schaden davon. Zu großzügig soll sich aber ein Unternehmen ebenfalls nicht zeigen, denn letztlich hat es das Entgelt für seine Leistung oder gelieferte Ware noch nicht erhalten, obwohl der Kunde nach Erhalt der Rechnung genug Zeit hatte, diese zu begleichen. Erfahrungsgemäß sind Fristen von 10-14 Tagen bei einer Mahnung angemessen.

Ansprechpartner benennen!

Das ist zwar keine Pflicht, kann aber sehr hilfreich sein: Einen Ansprechpartner benennen, an den sich der Kunde bei Fragen wenden könnte. Oft verbergen sich hinter der mangelnder Zahlungsdisziplin reale finanzielle Schwierigkeiten des Kunden. Im persönlichen Gespräch könnte eine Ratenzahlung vereinbart werden – in diesem Fall muss das Unternehmen zwar länger auf sein Geld warten, doch die Wahrscheinlichkeit es zu erhalten, ist groß.

Verzugszinsen berechnen!

Spätestens nach 30 Tagen befindet sich der Schuldner in Verzug. Der Gläubiger darf dem säumigen Zahler also Verzugszinsen berechnen: Der Zins darf um 5% höher als der Basiszinssatz sein. Außerdem ist der Gläubiger entsprechend der neuen EU-Richtlinie berechtigt, eine Pauschale von 40,- Euro in Rechnung stellen.

Mit Factoring die Buchhaltung erleichtern

Viele Buchhalter sind vom Mahnwesen überfordert, deswegen lohnt es sich, dieses zu outsourcen und die eigene Buchhaltung zu erleichtern. Der weitere Vorteil vom Factoring ist die Übernahme vom sog. Delkredererisiko, daher sind zahlungsunwillige und insolvente Kunden nun die Sorge des Factors und nicht des Unternehmens.

Kontaktdaten
Ansprechpartner: Benjamin Bohrmann
Tel: 0 72 46 - 308 170
Fax: 0 72 46 - 308 1709
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