Was ist Fakturierung?

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Fakturierung bezeichnet den gesamten Prozess
rund um die einwandfreie Erstellung und Verbuchung von Rechnungen.

Neben der Rechnungsstellung beinhaltet die Fakturierung (Waren oder geleistete Dienste in Rechnung stellen) weitere Bereiche, so gehört das Verbuchen des Geschäftsfalles, das Anlegen von Gutschriften und das Ausstellen von Zahlungserinnerungen und Mahnungen auch zur Fakturierung. Der Begriff wird vom lateinischen Wort „factura“ abgeleitet, was „Rechnung“ bedeutet. Auf dieser Seite findest Du alles Wichtige zur Rechnungslegung und den verschiedenen Rechnungsarten und erfährst außerdem, worauf Du bei der Fakturierung achten solltest.

Zwischen folgenden zwei Arten der Fakturierung wird unterschieden:

Vorfakturierung – wie der Name es schon sagt, wird bei der Vorfakturierung mit der Rechnungsstellung frühzeitig begonnen. Die Rechnung wird also schon vor vollständiger Leistungserbringung gestellt. Die frühe Rechnungsstellung wird häufig bei Neukunden, beim Verkauf in Onlineshops oder bei Teil- und Abschlagszahlungen angewendet.

Nachfakturierung – das genaue Gegenteil bildet die Nachfakturierung, hier erstellt man eine Rechnung erst nach Leistungserbringung beziehungsweise, nachdem der Kunde die Warenlieferung erhalten hat. Die Rechnung wird dann oft der Warensendung beigelegt oder nachträglich an den Kunden zugestellt.

Das Forderungsmanagement

Prozessablauf einer Fakturierung

Faktura - Die korrekte Rechnung

Für alle erbrachten Leistungen und bei Verkäufen von Waren muss eine korrekte Rechnung gestellt werden. Bei dem Versand einer Rechnung sollte die Buchhaltung darauf achten, dass nachweisbar ist, dass die Rechnung auch tatsächlich dem Empfänger zugestellt wurde.

Sollte es zu einem Streitfall kommen, ist der Nachweis wichtig, wann der Kunde die Forderung erhalten hat. Einige Unternehmen sehen daher davon ab, Rechnungen per E-Mail zu versenden, da es hier schon öfters Probleme mit eben diesem Nachweis gegeben hat.

Das Umsatzsteuergesetz (UStG) §§ 14 und 14a regelt die Pflichtangaben in Rechnungen. Dazu erläutern mehrere Schreiben des Bundesministerium der Finanzen (BMF) und BFH-Urteile die Angaben im Einzelnen, welche in Rechnungen enthalten sein müssen.

Insbesondere auch im Hinblick auf den Vorsteuerabzug, hat dies Bedeutung auf den Vorsteuerabzug des Empfängers der Rechnung nach §15 UStG, der Empfänger hat die Pflicht, die Rechnungsangaben auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen.

Kostenlose Rechnungsvorlage mit Umsatzsteuer zum Download

Sie dürfen die tabellarische Rechnungsvorlage kostenlos downloaden und verwenden. Sie müssen in Ihrer Rechnung keinen Hinweis auf unsere Website oder Ähnliches hinterlegen. Alle notwendigen Pflichtangaben sind bereits enthalten. Tragen Sie einfach Ihren Namen bzw. den Namen Ihres Unternehmens, die Anschrift, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Zahlungsinformationen in die Rechnungsvorlage ein.

Faktura - Aufbau einer Rechnung

Erforderliche Pflichtangaben auf einer Rechnung

  1. das Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum)
  2. den vollständigen Name und vollständige Anschrift des Unternehmens, das die Ware oder die Leistung erhalten hat
  3. den vollständigen Namen und vollständige Anschrift des Unternehmens, das die Ware geliefert oder die Leistung erbracht hat
  4. eine eindeutige vortlaufende Rechnungsnummer
  5. Zeitpunkt der Warenlieferung oder der Leistungserbringung
  6. Menge und Bezeichnung der gelieferten Waren oder Umfang und Art der erbrachten Leistung
  7. den Steuerbetrag
  8. den geltenden Steuersatz
  9. das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen oder einzelnen Steuerbefreiungen
  10. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilt wird
  11. die vom Finanzamt erteilte Steuernummer des liefernden Unternehmens

Die Bankverbindung oder sonstige Zahlungsmöglichkeiten sind nicht vorgeschrieben, sollten aber natürlich zum eigenen Interesse angegeben werden. Unvollständige Rechnungsangaben und andere Verstöße gegen die Formvorschriften gefährden den Vorsteuerabzug (Umsatzsteuer), hier kennt das Finanzamt kein Pardon. Eingehende Rechnungen sollten daher kurz kontrolliert werden, um mögliche Fehler schnell zu erkennen und zu berichtigen.

Bei der Umsatzsteuer gibt es Ausnahmen

Lag der steuerpflichtige Jahresumsatz im Gründungsjahr unter 17.500 Euro und wird im zweiten Jahr nicht mehr als 50.000 Euro Umsatz erwartet, kommt die Kleinunternehmer-Regelung zum tragen. Wer von der Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG. ausgenommen ist, muss dies auf der Rechnung entsprechend vermerken. „Kein Umsatzsteuerausweis aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG.“

Fakturierung durch einen Dienstleister

Eine richtige und effektive Fakturierung kann für Unternehmen zu einem komplexen Vorgang werden. Viele verwenden daher Softwarelösungen oder geben die Fakturierung an einen externen Dienstleister ab. Solche Dienstleister bieten diverse Leistungen an, dazu gehört die Verarbeitung von Leistungsdaten, das eigentliche Rechnung schreiben, Führung von Geschäftskonten, Zahlungsabwicklungen und für den Fall der Fälle auch das komplette Mahn- und Inkassowesen.

Auch das klassische Factoring bietet als Nebenleistung die Fakturierung an, neben der Vorfinanzierung von Rechnungen und der Übernahme des Delkrederefall (Forderungsausfall) können Unternehmer ihr gesamtes Debitorenmanagement an eine Factoring-Gesellschaft abgeben. Zeitraubende Arbeiten in der Buchhaltung werden so ausgelagert und mehr Kapazitäten für die relevanten Aufgaben freigegeben.

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