Was ist Fakturierung?

Neben der Rechnungsstellung beinhaltet die Fakturierung (Waren oder geleistete Dienste in Rechnung stellen) weitere Bereiche, so gehört das Verbuchen des Geschäftsfalles, das Anlegen von Gutschriften und das Ausstellen von Zahlungserinnerungen und Mahnungen auch zur Fakturierung. Der Begriff wird vom lateinischen Wort „factura“ abgeleitet, was „Rechnung“ bedeutet. Auf dieser Seite findest Du alles Wichtige zur Rechnungslegung und den verschiedenen Rechnungsarten und erfährst außerdem, worauf Du bei der Fakturierung achten solltest.

Zwischen folgenden zwei Arten der Fakturierung wird unterschieden:

Vorfakturierung – wie der Name es schon sagt, wird bei der Vorfakturierung mit der Rechnungsstellung frühzeitig begonnen. Die Rechnung wird also schon vor vollständiger Leistungserbringung gestellt. Die frühe Rechnungsstellung wird häufig bei Neukunden, beim Verkauf in Onlineshops oder bei Teil- und Abschlagszahlungen angewendet.

Nachfakturierung – das genaue Gegenteil bildet die Nachfakturierung, hier erstellt man eine Rechnung erst nach Leistungserbringung beziehungsweise, nachdem der Kunde die Warenlieferung erhalten hat. Die Rechnung wird dann oft der Warensendung beigelegt oder nachträglich an den Kunden zugestellt.

Sie dürfen die tabellarische Rechnungsvorlage kostenlos downloaden und verwenden. Sie müssen in Ihrer Rechnung keinen Hinweis auf unsere Website oder Ähnliches hinterlegen. Alle notwendigen Pflichtangaben sind bereits enthalten. Tragen Sie einfach Ihren Namen bzw. den Namen Ihres Unternehmens, die Anschrift, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Zahlungsinformationen in die Rechnungsvorlage ein.

Erforderliche Pflichtangaben auf einer Rechnung

1. das Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum)
2. den vollständigen Name und vollständige Anschrift des Unternehmens, das die Ware oder die Leistung erhalten hat
3. den vollständigen Namen und vollständige Anschrift des Unternehmens, das die Ware geliefert oder die Leistung erbracht hat
4. eine eindeutige vortlaufende Rechnungsnummer
5. Zeitpunkt der Warenlieferung oder der Leistungserbringung
6. Menge und Bezeichnung der gelieferten Waren oder Umfang und Art der erbrachten Leistung
7. den Steuerbetrag
8. den geltenden Steuersatz
9. das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen oder einzelnen Steuerbefreiungen
10. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilt wird
11. die vom Finanzamt erteilte Steuernummer des liefernden Unternehmens

Die Bankverbindung oder sonstige Zahlungsmöglichkeiten sind nicht vorgeschrieben, sollten aber natürlich zum eigenen Interesse angegeben werden. Unvollständige Rechnungsangaben und andere Verstöße gegen die Formvorschriften gefährden den Vorsteuerabzug (Umsatzsteuer), hier kennt das Finanzamt kein Pardon. Eingehende Rechnungen sollten daher kurz kontrolliert werden, um mögliche Fehler schnell zu erkennen und zu berichtigen.

Eine richtige und effektive Fakturierung kann für Unternehmen zu einem komplexen Vorgang werden. Viele verwenden daher Softwarelösungen oder geben die Fakturierung an einen externen Dienstleister ab. Solche Dienstleister bieten diverse Leistungen an, dazu gehört die Verarbeitung von Leistungsdaten, das eigentliche Rechnung schreiben, Führung von Geschäftskonten, Zahlungsabwicklungen und für den Fall der Fälle auch das komplette Mahn- und Inkassowesen.

Auch das klassische Factoring bietet als Nebenleistung die Fakturierung an, neben der Vorfinanzierung von Rechnungen und der Übernahme des Delkrederefall (Forderungsausfall) können Unternehmer ihr gesamtes Debitorenmanagement an eine Factoring-Gesellschaft abgeben. Zeitraubende Arbeiten in der Buchhaltung werden so ausgelagert und mehr Kapazitäten für die relevanten Aufgaben freigegeben.